Smlouva o zpracování osobních údajů

Strany a předmět

Správcem je klient: člen, který zakládá přihlášení pro své lidi, nebo účet skladu či celního deklaranta. Zpracovatelem je Mywatrade s.r.o., IČO 19798148, V. Poláka 2269/2, 741 01 Nový Jičín, Česká republika, která provozuje platformu KONEKTOR. Předmětem je zpracování osobních údajů, které správce vkládá do nástrojů platformy: firemní konzole, nástroje skladu a nástroje deklaranta.

Doba

Po dobu, kdy správce tyto nástroje používá, a do smazání údajů podle části „Konec zpracování“.

Povaha a účel

Uložení, zobrazení, úprava a výmaz údajů v nástrojích, zálohování a technická správa. Účelem je poskytování nástrojů správci; ne jiný účel. Výjimkou je anonymní srovnání firem (část Srovnání s podobnými firmami v Dashboardu): pro ně smí zpracovatel z nástrojů zjistit jen počty záznamů, například kolik plánů nakládky, dokladů nebo lidí správce má. Jména ani jiné osobní údaje do srovnání nejdou a ostatní firmy vidí výsledek jen jako součet za skupinu alespoň pěti firem. Správce se může ze srovnání v Dashboardu kdykoli vynechat.

Typy údajů a kategorie lidí

Zaměstnanci a spolupracovníci správce: jméno, pracovní e-mail, funkce, přihlášení, úkoly, zprávy a záznam činnosti. Klienti a partneři správce a jejich kontaktní osoby: jméno, kontakt, identifikační údaje firmy, plné moci, údaje o zásilkách a pohybech palet. Řidiči: jméno a registrační značka vozidla. Zvláštní kategorie údajů (čl. 9 GDPR) se v nástrojích nezpracovávají.

Záznam činnosti zaměstnanců a spolupracovníků vidí vedení správce ve Firemní konzoli: za měsíc počet dní s přihlášením, počty úkolů a kroků podle druhu a záznam toho, co za správce zveřejnili nebo podepsali. V Dashboardu a v měsíční zprávě jsou jen součty za celou firmu. Co kdo četl a obsah zpráv se v přehledu činnosti nezobrazuje. Své lidi o tom informuje správce; platforma jim to navíc popíše v Závazku mlčenlivosti, který potvrzují při prvním přihlášení.

Povinnosti zpracovatele

Zpracovatel:

a) zpracovává údaje jen na doložený pokyn správce; pokynem je i používání nástrojů. Pokud by pokyn podle něj porušoval předpisy, bez odkladu to oznámí;

b) zaváže mlčenlivostí každého, kdo má k údajům přístup;

c) přijme opatření podle čl. 32 GDPR, zejména řízení přístupů, šifrovaný přenos, šifrované zálohy a záznam přihlášení;

d) další zpracovatele zapojí jen podle části „Další zpracovatelé“;

e) pomůže správci vyřizovat žádosti lidí o jejich práva a plnit povinnosti podle čl. 32 až 36 GDPR;

f) porušení zabezpečení údajů oznámí správci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění;

g) poskytne informace potřebné k doložení souladu a umožní přiměřený audit po předchozím oznámení.

Další zpracovatelé

Správce dává obecný souhlas se zapojením dalších zpracovatelů pro server, síťovou ochranu, zálohování a odesílání e-mailů. Jejich aktuální seznam je veřejně v Zásadách ochrany osobních údajů, v části „Další zpracovatelé“. O zamýšlené změně dá zpracovatel vědět v platformě nejméně 30 dní předem; správce může v této lhůtě vznést námitku, a pokud se strany nedohodnou, může používání dotčených nástrojů ukončit. Dalšímu zpracovateli uloží zpracovatel stejné povinnosti ochrany údajů a za jejich plnění odpovídá. Předání mimo Evropskou unii jen se zárukami podle kapitoly V GDPR.

Přístup zpracovatele k obsahu

Zpracovatel do údajů nenahlíží. Výjimkou je technický zásah, o který správce požádá, nebo povinnost uložená zákonem.

Konec zpracování

Po skončení používání nástrojů zpracovatel umožní správci údaje stáhnout a poté je smaže, včetně kopií; ze záloh zmizí při jejich běžném přepisování. Ponechá jen údaje, které musí uchovat podle zákona.

Uzavření a rozhodné právo

Smlouva se uzavírá elektronicky. Účet skladu nebo deklaranta ji přijímá spolu s Podmínkami pro účty skladů a celních deklarantů, jejichž je součástí; člen ji přijímá spolu se Smlouvou o poskytování služeb, jejíž je součástí (článek VIII odst. 4).

Smlouva se řídí právem České republiky a nařízením (EU) 2016/679.