Úřad v cizině neví, zda je české nebo slovenské razítko pravé. Proto se veřejné listiny určené do zahraničí ověřují. Existují dva způsoby: jednodušší apostila a zdlouhavější superlegalizace. Který se použije, závisí na tom, zda je země určení stranou Haagské úmluvy z roku 1961.

Ve zkratce

  • Apostila je osvědčení podle Haagské úmluvy. Mezi smluvními stranami nahrazuje ověřování přes velvyslanectví.
  • Úmluva má 130 smluvních stran.
  • Apostila potvrzuje pravost podpisu, funkci podepisujícího a pravost razítka. Obsah listiny nepotvrzuje.
  • Pro země mimo úmluvu je třeba superlegalizace: ověření ministerstvem zahraničních věcí a poté zastupitelským úřadem země, kde se doklad použije.

Na které listiny se apostila vydává

  • listiny soudů a orgánů spojených se soudy,
  • úřední listiny správních orgánů,
  • notářské listiny,
  • úřední osvědčení na soukromých listinách, například ověření podpisu.

Úmluva se nevztahuje na listiny vydané diplomaty a konzuly ani na úřední listiny, které se přímo týkají obchodní nebo celní operace (článek 1).

Kdo apostilu vydává

  • Každý stát určil vlastní orgány. Který je příslušný, závisí na druhu listiny.
  • V Česku vydává apostilu na listiny soudů Ministerstvo spravedlnosti ČR, na notářské listiny Notářská komora ČR a na ostatní listiny Ministerstvo zahraničních věcí ČR.
  • Na Slovensku jsou to podle druhu listiny krajské soudy, Ministerstvo spravodlivosti SR, Ministerstvo vnútra SR, další ministerstva a Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR.
  • Seznam orgánů všech smluvních stran vede Haagská konference mezinárodního práva soukromého.

V rámci Evropské unie

  • Nařízení (EU) 2016/1191 osvobozuje některé veřejné listiny od apostily mezi členskými státy — například rodný a oddací list, potvrzení o pobytu nebo výpis z rejstříku trestů.
  • Výpis z obchodního rejstříku a další firemní listiny pod toto nařízení nespadají.
  • Překlad je samostatná věc. Apostila se překladu netýká.

Co se často zaměňuje

  • Apostilu vydává stát, ve kterém listina vznikla, ne stát, kde se použije.
  • Apostila neříká, že obsah listiny je pravdivý. Potvrzuje jen, kdo ji podepsal a v jaké funkci.
  • Některé státy mají dvoustranné smlouvy, které ověření zcela promíjejí. Mezi Českem a Slovenskem se veřejné listiny uznávají bez dalšího ověření.